目次
- 改正電子帳簿保存法のご紹介
- 電子取引のデータ保存要件
- 電子取引による書類の保存（弊社の取り組み）
- 紙で受け取った書類の保存（弊社の取り組み）
- 弊社の請求管理ソリューションのご紹介
改正電子帳簿保存法
電子帳簿保存法の改正によって、電子取引の請求書などの書類は、2024年1月1日より紙での保存が廃止されました。
2024年1月1日から「電子取引のデータ保存」が完全義務化となり、これまでは電子メールに添付されていたPDF形式の請求書を紙に印刷して保存していた事業者は、電子取引データの保存要件を満たす形式で請求書を保存しなければなりません。
一方で、電子取引に該当しない紙で受け取った書類について、紙で保存するかスキャナ保存するかは任意となります。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021005-038.pdf
電子取引のデータ保存要件
- 真実性の確保
- 改ざん防止：訂正や削除の履歴が残るように、または訂正・削除ができないシステムで取引情報の授受及び保存を行う。
- タイムスタンプ：タイムスタンプを付すことで、取引情報の授受日時を明確にする。
- 事務処理規定：正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規定を定め、その規定に沿った運用を行う。
- 可視性の確保
- 検索機能：取引年月日、金額、取引先名などで検索できる機能を持つ。
- 閲覧：納税地または事業所その他準ずる場所で、ディスプレイやプリンターを使って電子取引データの内容が速やかに画面または書面で確認できるようにしておく。
- 相互関連性：電子化した帳簿の記録事項とその帳簿に関連するほかの帳簿の記録事項との間で、相互にその関連性を確認できること。
- システム関係書類：システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアルなどを備え付ける。
電子取引による書類の保存方法（弊社の取り組み）
- PDFデータをダウンロードします。
- 取引先から電子データで受領した請求書などの書類は、メールでファイルが添付されていたり、ダウンロードURLで送られていたり場合により異なります。弊社のソリューションでは、お客様のメールアドレスを24時間常駐監視し、書類が送られてきたタイミングで自動的にクラウド中間サーバーに移管します。
- 法則の検索要件、またはお客様の要望に従ってファイル名を変換します。
- 取引年月日、金額、取引先名などで検索できるよう、一例として、ファイル名を「20250403_（株）ＤＸビジョン_10000.pdf」に変換します。
- お客様独自のクライアントストレージを構築し、電子データを保管します。
- 法人の場合、法人税法上、保存期間は確定申告の提出期限の翌日から7年、欠損金の繰越控除を受ける場合10年となります。保存の場所については、法則上電子計算機（パソコンなど）、電子記録媒体（USB、CD-Rなど）でも利用可能なのですが、弊社は高安全性、低コスト、アクセアも柔軟なクラウドストレージの利用をおすすします。
- AI（人工知能）技術でPDFファイルを自動識別し、データを読み取り、重複などの不備があるかをチェックします。
- お客様独自の承認ルールを導入した場合、AIによる自動承認ができます。
- デフォルト機能として、承認社員にメール同報、データ統計します。
- お客様の現行ERP（企業の経営資源の統合管理するシステム）や、会計ソフトへの仕向けAPIデータ送信もカスタマイズできます。
紙で受け取った書類の保存（弊社の取り組み）
- 紙の書類をスキャンします。
- 弊社のアプリを利用し、紙の請求書などをスキャンしていただくか、他社のPDF作成アプリで書類をPDFファイルに変換します。
- 弊社のスキャン機能が利用されている場合、紙の請求書がPDFファイルに変換され、自動的にクラウド中間サーバーに移管します。他社アプリでPDFファイルが作成された場合、アップロード機能を利用いただき、ファイルが中間サーバーにアップロードされます。
※以下同上
- 法則の検索要件、またはお客様の要望に従ってファイル名を変換します。
- お客様独自のクライアントストレージを構築し、電子データを保管します。
- AI（人工知能）技術で不備チェックします。
- AIによる自動承認します。
- 社内メール同報、データ統計します。
- APIデータ送信します。
弊社のソリューションのご紹介
- ダッシュボード：受領済、未処理、処理待ち、または承認済みの請求書が時系列的に一目瞭然です。
ダッシュボードの下部に処理待ち、承認済みの請求書が統計されます。
- 処理待ちの請求書
- 保留中の請求書：ここにボタンを押下すると、処理待ちの請求書のリストが表示されます。
- 例外請求書：AIチェックによる、不備と判断された請求書のリストです。
- 承認済みの請求書
- 承認された請求書：承認された請求書のリストです。
- 自動承認請求書：承認された請求書のうちAI自動承認にて承認された請求書のリストです。
※例：例外請求書のリスト
チーム管理機能
お問い合わせ・Demo請求
請求管理ソリューション
toki001@dxvision.co.jp